MANUEL D'AIDE

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1. Le système de paiements de Carrefour Belgium.

1.1 Comment est traitée une facture ?

La réception, l'enregistrement comptable et la vérification des factures sont centralisés à la Comptabilité Fournisseurs de Carrefour Belgium.

La Comptabilité Fournisseurs enregistre les factures reçues, les approuve et le cas échéant, émet et comptabilise les notes de débit ou de crédit.

Les factures de Carrefour Belgium et certaines notes de débit sont émises par d'autres donneurs d'ordre internes, et sont enregistrées dans la base de données du Site.

Une date d'échéance est donnée à chaque document.

Le processus de vérification des factures comprend plusieurs étapes, et le fournisseur peut suivre le déroulement de ce processus, avec la date de chaque étape, en utilisant le module 'Compte' du Site.

Pour vérifier les factures des fournisseurs, la Comptabilité Fournisseurs s'appuie sur les informations qui lui sont transmises par les sites opérationnels, magasins ou plate-formes, oû ont eu lieu les livraisons et le contrôle des marchandises.

La Comptabilité Fournisseurs transmet à la Trésorerie les informations concernant les factures approuvées et les notes de débit, en vue de la préparation des échéances de paiement.

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1.2 Comment est émis un paiement ?

L'émission des paiements est centralisée à la Trésorerie de Carrefour Belgium, sise à Evere.

La Trésorerie prépare et émet tous les instruments de paiement, en suivant les instructions que lui donne la Comptabilité Fournisseurs, et en intégrant les factures et les notes de débit émises par les autres services de Carrefour Belgium.

La trésorerie exécute les ordres reçus, sans jamais les modifier, notamment, en ce qui concerne les montants et les dates d'échéance attribuées à chaque document par la Comptabilité Fournisseurs et les autres services émetteurs.

Dès que la Trésorerie reçoit un ordre de paiement de la Comptabilité Fournisseurs, elle engage le processus de préparation du paiement.

La Trésorerie regroupe les ordres reçus, par bénéficiaire et par échéance.

Ainsi, pour une échéance donnée, un bénéficiaire reçoit un seul paiement, comprenant tous les documents auxquels la Comptabilité Fournisseurs a attribué cette date d'échéance.

La Trésorerie émet une centaine de milliers de paiements par an.

Les différentes phases de la préparation d'une échéance par la Trésorerie et de l'émission du paiement sont les suivantes :

  • - émis
  • - Débité

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1.3 Comment se définit un 'Bénéficiaire de paiements' ?

Un bénéficiaire de paiements, au sens du présent Site, est une personne juridique ou physique qui a été inscrite dans la base de données appelée 'Signalétique fournisseurs' de Carrefour Belgium.

Le numéro qui est attribué dans le Signalétique est l'identifiant du bénéficiaire de paiements.

Cet identifiant n'est pas modifiable.

Si plusieurs entités appartenant à un même groupe font l'objet d'inscriptions différentes dans le Signalétique et portent des numéros différents, chacune est considérée comme un bénéficiaire distinct.

Le système de paiements centralisé, objet du présent Site, ne peut pas émettre des paiements à des personnes morales ou physiques qui ne sont pas référencées dans le Signalétique.

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1.4 Pourquoi une facture n'est-elle pas encore payée ?

Il faut distinguer les cas suivants :

  • - La facture n'apparaît pas à l'écran Historique et à l'écran Postes non soldés du Module 'Compte' au moment de la consultation.
  • - Explication : Jusqu'au moment de la consultation, la facture n'a pas été enregistrée. Elle a pu faire objet d'un refus. Il convient de consulter l'écran Liste des documents refusés.
  • - La facture apparaît à l'écran le jour de la consultation mais elle n'apparaît pas comme approuvée, car la date d'approbation dans la colonne correspondante est laissée en blanc, bien que l'échéance attribuée au document par la Comptabilité Fournisseurs soit dépassée.
  • - Explication : Il s'est produit un problème lors de l'examen de la facture. Consultez les Services financiers aux Fournisseurs au moyen de l'icône 'Contact'.
  • - La facture apparaît à l'écran le jour de la consultation, elle apparaît comme approuvée, avec sa date d'approbation dans la colonne correspondante, mais l'échéance attribuée au document par la Comptabilité Fournisseurs n'est pas atteinte.
  • - La facture apparaît à l'écran le jour de la consultation et son échéance est atteinte ou dépassée.
  • - Explication : Le montant du ou des avoirs échus jusqu'à l'échéance de la facture est égal ou supérieur au montant de la facture.

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2. Le Site Internet des Services Financiers aux fournisseurs de Carrefour Belgium.

2.1 Comment utiliser les Codes confidentiels ?

Pour vous permettre de sécuriser le système, Carrefour a prévu trois codes confidentiels :

  • Le 'Code d'Accès' complété par le 'Mot de passe' permet :
    • - D'accéder au Site ;
    • - De consulter la page d'accueil du Fournisseur mentionnant le potentiel de crédit;
    • - De consulter tous les modules.
  • Le 'Code d'Approbation' permet :
    • - De confirmer l'acceptation des Conditions générales pour l'octroi de crédit bancaire ;
    • - De confirmer de manière irrévocable une demande de crédit dans la page Demande d'octroi de crédit à la Banque;
    • - De compléter et d'envoyer aux Services financiers aux fournisseurs le formulaire signalant la modification de coordonnées vous concernant, dans la page Modification du signalétique fournisseur;
    • - D'activer ou de désactiver l'option Crédit permanent;
    • - De créer et de modifier un contact fournisseur, dans la page Création/Modification d'un contact fournisseur;
    • - De demander de changer le Mode de paiement.
  • Le Code d'Approbation est donc réservé à autoriser la transmission de messages qui constituent des manifestations de la volonté de l'utilisateur du système, et qui l'engagent.

Il est recommandé d'en réserver la connaissance et l'usage à des membres de l'organisation du fournisseur qui ont reçu formellement des pouvoirs suffisants pour engager l'entité juridique du fournisseur dans les domaines concernés.

Carrefour vous remet ces trois codes pour chacun des contacts renseignés par le fournisseur après la signature de votre Contrat de prestations de services en matière de paiements fournisseurs, au moment de la prise en compte de l'abonnement dans le système.

Il vous est demandé de substituer les codes d'origine, dès la première utilisation, par des codes que vous aurez choisis vous-même, et que vous conserverez secrets.

La page Changer vos codes confidentiels, dans le Module 'Profil', vous permet de réaliser cette opération en ligne, autant de fois que vous le souhaitez.

Il est recommandé de changer les codes fréquemment.

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2.2 Comment se définit le terme 'Document' dans le Site ?

Au sens du présent Site, le terme 'Document', est un terme générique qui désigne aussi bien les factures et notes de crédit émises par le fournisseur, que les factures, notes de débit, annulations de notes de débit, et notes de crédit émises par Carrefour Belgium.

Ces documents sont les seuls qui donnent lieu à un enregistrement dans le 'Compte Fournisseurs' de Carrefour Belgium (à l'exception d'éventuelles écritures "d'opérations diverses").

Les six types de documents, et les codes qui leur sont attribués dans le Site, sont les suivants :

  • Documents émis par le Fournisseur :
    • - Facture : fafo ;
    • - Note de crédit : ncfo ;
  • Document émis par Carrefour Belgium :
    • - Facture : facb ;
    • - Note de crédit : nccb ;
    • - Note de débit : ndcb ;
    • - Annulation d'une note de débit : andc.
    • - Divers ("Opérations diverses").

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2.3 Combien de temps les données resteront-elles disponibles ?

Toutes les données présentées sur les écrans du Site restent disponibles pour consultation directe à l'écran, impression et téléchargement, pendant douze mois à compter de la date de leur première apparition.

Cet historique de douze mois se constitue progressivement à compter de la prise en compte de l'abonnement.

Si vous souhaitez obtenir des informations plus anciennes, vous pouvez consulter les Services Financiers Fournisseurs pour savoir dans quelles conditions vous pouvez obtenir une extraction des données qui vous intéressent.

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2.4 Comment puis-je exploiter les données chiffrées ?

Deux moyens d'exploiter les données vous sont proposés : à l'écran ou par téléchargement.

Pour la consultation à l'écran vous pouvez paramétrer la plupart des tableaux au moyen des outils de paramétrage et ainsi :

  • - Sélectionner la nature des informations en déterminant les colonnes et leur ordre.
  • - Filtrer les documents qui apparaîtront dans ces colonnes.

Sur chaque page contenant des données téléchargeables, un bouton "Télécharger" vous permet de créer un fichier sur le disque dur de votre ordinateur, ou sur tout autre support, au format csv qui rend possible la lecture avec votre tableur habituel.

Pour télécharger un document, il faut suivre la procédure suivante :

  • - Cliquer sur le bouton "Télécharger".
  • - Choisissez "Save this file to the disk", puis cliquez sur "OK".
  • - Après l'ouverture de la fenêtre de sauvegarde, choisissez le répertoire, puis changez le nom du fichier en le faisant suivre de l'extension ".csv".
  • - Cliquez sur "Sauver".
  • - Recherchez votre fichier dans votre répertoire Excel. Vous pouvez alors intégrer les données dans vos outils de traitement.

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2.5 Puis-je enregistrer le paramétrage d'un tableau ?

Vous pouvez choisir, nommer et enregistrer vos paramétrages, en cliquant sur le bouton "Modèle", puis sur le bouton "Créer". Apparaît alors un tableau reprenant l'intitulé des colonnes, l'ordre d'affichage, l'ordre de tri et une colonne avec des cases à cocher, permettant de maintenir ou de faire disparaître certaines colonnes. La modification de l'ordre d'affichage permet de permuter l'ordre de présentation des colonnes. Une fois la sélection faite, il faut nommer la nouvelle présentation, la rendre éventuellement disponible par défaut, et cliquer sur le bouton "Valider". Cliquez sur "Retour" et sélectionnez ce nouvel affichage en cliquant sur la flèche du menu déroulant.

Habituellement, chacune des fonctions chez le fournisseur, telles qu'Administration des ventes, Trésorerie, Gestion du crédit, Comptabilité, utilise un type de paramétrage spécifique, correspondant à ses besoins propres.

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2.6 Comment rechercher une facture ou une note de débit ?

Vous pouvez rechercher une facture ou une note de débit dans le module 'Compte', en utilisant les divers filtres proposés par le site. Il existe en effet plusieurs façons d'effectuer une recherche. Le bouton 'Filtre' permet d'activer ou de désactiver le filtre choisi.

Une première façon d'effectuer une recherche consiste à cliquer sur le point d'interrogation, situé à droite du titre des colonnes des différents tableaux. Le critère de recherche unique est alors celui du titre de la colonne : il s'agit donc d'un filtre simple. Une boite de dialogue s'ouvre alors et vous demande de saisir un numéro, une date, un nom... Il faut compléter le critère de la recherche par le signe '%' et cliquer ensuite sur 'OK'.

Il est possible de classer les informations de la colonne en ordre croissant ou décroissant, en cliquant sur le titre de la colonne. Une flèche rouge, située à droite du titre de la colonne, indique si le tri est croissant ou décroissant. En cliquant sur cette flèche, le tableau revient à sa présentation initiale.

Le système offre également la possibilité d'effectuer des recherches plus complexes faisant appel à plusieurs critères de recherche. Ce filtre complexe s'obtient en cliquant sur le bouton 'Rechercher'. Trois cases, contenant des menus déroulants, apparaissent à l'écran. La première contient l'intitulé des différentes colonnes du tableau consulté : vous choisissez celui qui sera le premier critère de recherche. La deuxième case contient un choix entre différents opérateurs:

  • < : strictement plus petit que.
  • <>: différent de.
  • > : strictement plus grand que.
  • Between : compris entre (dates; données numériques)
  • In : tout ce qui est compris dans le IN.
  • Like : permet une recherche en n'encodant qu'une partie d'un nom. Par exemple : %four : la sélection peut donner entre autres, Carrefour.
  • Autre exemple : Car% : la sélection peut aussi donner Carrefour.

Dès que l'opérateur est sélectionné, une boite de dialogue vous demande d'introduire un numéro, une date, un nom... qui une fois rempli, viendra s'afficher dans la troisième case. Cliquez ensuite sur valider. Les différents critères de la recherche demandée apparaissent à l'écran. Cliquez alors sur 'Retour' et le tableau ne reprendra plus que les pièces répondant à la recherche demandée. Il est à noter que le système permet des recherches basées sur plusieurs critères comme, par exemple, des numéros de factures et des dates. Il faut alors sélectionner les termes 'And' ou 'Or', et recommencer la procédure décrite ci-avant.

Si vous ne parvenez pas à identifier un document à l'aide du module 'Compte', vous devez recueillir plus d'éléments auprès des Services Financiers aux Fournisseurs, à travers le service de communication interactive du Site.

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2.7 Dans quel délai apparaissent les données à l'écran ?

Le Site des Services Financiers aux Fournisseurs est connecté en ligne avec les systèmes internes de Carrefour Belgium.

Par conséquent, dès qu'une donnée est saisie par les services internes de Carrefour Belgium, elle est transmise par le réseau interne sécurisé au Site et elle est rendue disponible à l'écran, dans un délai d'un jour maximum en fonction de la nature du document, pour consultation et téléchargement par les utilisateurs du Site.

En outre, cette donnée devient immédiatement utilisable pour les services spécifiques proposés par le Site, notamment pour l'octroi du crédit bancaire en ligne.

Ainsi, dès qu'une facture fait l'objet d'un accord de paiement par la Comptabilité Fournisseurs, l'ordre de paiement est instantanément transmis à la Trésorerie. La facture apparaît comme approuvée dans les écrans du Site ouverts à la consultation du bénéficiaire intéressé, et elle s'ajoute instantanément à l'encours de crédit mobilisable par le fournisseur dans le module 'Crédit'.

Ainsi, le fournisseur jouit, à tout moment d'un maximum d'encours mobilisable, et dispose d'une information constamment à jour sur l'état de son compte et sur l'avancement des divers processus de traitement des opérations qui le concernent.

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2.8 Les informations (documents et paiements) en devises (monnaies autres que l'Euro) sont-ils traités par le Site ?

Non, le Site ne traite que les informations libellées en Euros.

Les documents et paiements libellés en devises (monnaies autres que l'Euro) sont traités et émis selon les mêmes procédures et méthodes que les autres documents et paiements, mais ils ne sont pas renseignés dans le Site.

Par conséquent, un fournisseur, qui, en accord avec les conditions qu'il a négociées, facture en devises, ne peut pas obtenir un Code d'accès au système.

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3. Module 'Compte' du Site Internet des Services Financiers aux fournisseurs de Carrefour Belgium.

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3.1 Comment est composé le module 'Compte'?

Le module 'Compte' est composé de trois onglets : les Postes non soldés, l'Historique et les Documents refusés.

Dans les tableaux du module 'Compte', chaque ligne correspond à un document, tel que défini dans la réponse à la question 2.2, enregistré dans le Compte Fournisseurs de Carrefour Belgium.

La base de données du module 'Compte' contient la totalité des documents enregistrés et reflète donc l'intégralité du Compte du fournisseur qui la consulte, à l'instant de la consultation. Le détail de certains documents, comme celui des factures et/ou notes de crédit émises par Carrefour Belgium, peut ainsi être consulté en ligne, en cliquant sur le lien mis sur le numéro de "Notre réf.".

La page Liste des documents refusés présente, quant à elle, les documents reçus et retournés sans avoir été enregistrés.

Les différents tableaux du module Compte peuvent être paramétrés comme expliqué à la question 2.5.

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3.2 Quel est le contenu de la page Historique ?

Cette page présente la totalité de la base de données correspondant aux documents enregistrés dans le Compte fournisseurs de Carrefour Belgium pour un fournisseur donné, qu'ils aient été soldés ou non à l'instant de la consultation.

Les autres tableaux du module, à l'exception de la Liste des documents refusés, sont des extractions préparémétrées de cette base correspondant aux usages généraux les plus courants.

Le tableau de la page Historique est divisé en deux parties :

  • - La première partie, intitulée 'Document' est composée de huit colonnes, avec les informations qui concernent le document lui-même (voir question 3.3).
  • - La deuxième partie, intitulée 'Paiements', comprend cinq colonnes, avec les informations concernant le paiement dans lequel ce document a été inclus (voir question 3.4).

Les différents tableaux du module Compte peuvent être paramétrés comme expliqué à la question 2.5.

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3.3 Quelles sont les définitions des colonnes de la page Historique, première partie du tableau, 'Document' ?

Les rubriques des colonnes correspondent d'une part, à des données permettant d'identifier le document et, d'autre part aux dates des étapes du traitement du document.

Les colonnes qui contiennent les données permettant d'identifier le document sont les suivantes :

  • - Type : Cette colonne contient le code à quatre lettres majuscules qui indique la nature du document. La définition des six types de documents, avec les codes correspondants est donnée dans la réponse à la question 2.2.
  • - Notre Réf. : Numéro que Carrefour Belgium a attribué au document lors de son enregistrement dans le Compte fournisseurs.
  • - Votre Réf. : Numéro que l'émetteur du document a attribué au document. Pour une facture fournisseur, c'est le numéro de la facture.
  • - Date : Date de création du document, apposée par l'émetteur du document. Pour une facture fournisseur, c'est la date de la facture. Ne pas confondre cette date avec la date qui est portée dans la colonne Date dans la partie 'Paiements' de ce même tableau.
  • - échéance : Date d'échéance du document, telle qu'elle a été validée par la Comptabilité Fournisseurs, sur base des conditions générales d'achat du fournisseur considéré. Ne pas confondre cette date avec la date qui est portée dans la colonne Date dans la partie 'Paiements' de ce même tableau.
  • - Montant : Montant ttc du document, tel qu'il a été validé par la Comptabilité Fournisseurs.

Les colonnes qui correspondent aux dates des étapes du traitement sont les suivantes :

  • - Enregistré : Cette colonne porte la date à laquelle le document a été enregistré en comptabilité. Elle est renseignée pour tous les documents apparaissant dans ce tableau, et les tableaux qui en sont dérivés.

  • - Approuvé : Cette colonne porte la date à laquelle la Comptabilité Fournisseurs a enregistré dans le système interne sa décision de déclarer cette facture 'Bonne à payer', et a transmis l'ordre à la Trésorerie d'effectuer le paiement à l'échéance.

La décision d'approuver une facture est purement interne et peut être révoquée avant l'échéance. Cependant, lorsque la facture fait l'objet d'un accord de crédit bancaire, cette décision devient irrévocable.

Il faut noter que la décision d'approuver une facture peut s'accompagner de l'émission de notes de débit concernant cette même facture. Ces Notes de débit apparaissent dans le même tableau.

Tant que la facture n'a pas fait l'objet d'une décision d'accord, cette colonne n'est pas renseignée. Cela signifie que la facture a bien été bien reçue et enregistrée et qu'elle est en examen.

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3.4 Quelles sont les définitions des colonnes de la page Historique, deuxième partie du tableau, 'Paiement' ?

Rappelons que pour chaque bénéficiaire et chaque échéance, la Trésorerie crée un paiement.

Ce Paiement regroupe tous les documents concernant ce bénéficiaire et cette échéance.

Il n'y a qu'un Paiement pour une échéance donnée et un bénéficiaire donné.

Le Paiement peut être consulté dans le module 'Paiement'.

La définition des rubriques des colonnes est la suivante :

  • - : Numéro d'ordre du Paiement dans lequel le document a été inclus. Il s'agit du numéro attribué au Paiement dans la base de données de la Trésorerie. En cliquant sur ce numéro, vous pouvez accéder directement à la page Détail d'un Paiement dans le module 'Paiement'.
  • - Date : Date prévue pour l'émission du moyen de paiement correspondant à ce paiement. Il ne faut pas confondre cette date avec la date d'échéance du document.
  • - état : étape du processus d'émission dans laquelle dans lequel se trouve le paiement.

L'une des quatre étapes suivantes, ou 'Statuts', apparaît toujours dans la case correspondante de cette colonne dans la page Historique et ses dérivées, et, dans le module 'Paiements', pour chaque paiement, dans les différentes pages de ce module :

  • - En préparation : Les documents ont été transmis à la Trésorerie. Le système a créé un Paiement pour cette échéance, cinq jours avant l'échéance, et lui a donné un numéro. D'autres documents de même échéance peuvent encore venir s'ajouter à ce Paiement et modifier le montant total de cette échéance, l'augmenter ou le diminuer. Dès cet instant, le paiement peut être consulté à l'écran dans la page Liste des paiements.
  • - Préparé : Date à partir de laquelle le fournisseur peut considérer que le montant du paiement portant le statut Préparé est le montant exact du moyen de paiement qui sera émis, et peut prendre en compte ce montant comme certain dans sa prévision de trésorerie. S'il bénéficie d'un paiement par virement, la date de valeur du crédit de son compte bancaire est également certaine.
  • - émis : L'instrument de paiement papier a été posté ou l'ordre de transfert a été émis à cette date. Cependant, le montant correspondant n'a pas encore été porté au débit du compte bancaire de Carrefour dans lequel le paiement a été domicilié.
  • - Débité : Date comptable bancaire du débit du compte bancaire de Carrefour.
  • - Avancé : état d'une pièce qui a fait l'objet d'un crédit bancaire.
  • - Support : Cette colonne indique le type de moyen de paiement prévu pour le paiement. L'un de ces deux supports apparaît toujours dans la case correspondante : chèque ou virement.

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3.5 Quel est le contenu de la page Postes non soldés?

Cette page présente une sélection de la page Historique qui comprend tous les documents qui n'ont pas été inclus dans un paiement apparaissant comme Débité à l'instant de la consultation ou les documents qui n'ont pas fait l'objet d'un crédit et dont l'état est avancé.

Le tableau de cette page est paramétrable à l'aide de l'outil de paramétrage des tableaux.

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3.6 Quel est le contenu de la page Liste des documents refusés ?

Cette page présente la liste des documents qui ont été reçus par la Comptabilité Fournisseurs, ont fait l'objet d'un premier examen et, en raison de défauts généralement de nature formelle, n'ont pas pu faire l'objet d'un enregistrement comptable dans les livres de Carrefour Belgium. Ces documents n'ont pas été inclus dans le processus de vérification sur le fond.

En conséquence, l'original de ces documents a été retourné à l'expéditeur par voie postale.

La Comptabilité Fournisseurs conserve sur ces documents des données extra-comptables, et les met à la disposition des émetteurs à travers le Site des Services financiers aux fournisseurs, afin qu'ils soient avertis immédiatement de l'incident et de ses raisons. Il est à noter que ces tableaux, vu le caractère extra-comptable des données qu'ils contiennent, ne font pas l'objet d'un nettoyage périodique. Ils peuvent par conséquent être considérés comme des historiques des documents refusés.

Le tableau de cette page est paramétrable à l'aide de l'outil de paramétrage des tableaux

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3.7 Quelles sont les définitions des colonnes de la page Liste des documents refusés ?

Les rubriques des colonnes correspondent d'une part à des données permettant d'identifier le document et, d'autre part aux dates des étapes du traitement du document.

Les colonnes qui contiennent les données permettant d'identifier le document sont les suivantes :

  • - Notre Réf. : Numéro que Carrefour Belgium a attribué au document lors de son enregistrement dans une main courante extra-comptable.
  • - Votre Réf. : Numéro que l'émetteur du document a attribué au document. Pour une facture fournisseur, c'est le numéro de la facture.
  • - Date Document : Date de création du document, apposée par l'émetteur du document. Pour une facture fournisseur, c'est la date de la facture.
  • - Retour : Cette colonne porte la date à laquelle le document a été retourné par voie postale à l'expéditeur.
  • - Localisation : Magasin ou entrepôt oû a eu lieu la livraison, désigné par son numéro de code.
  • - Département : Rayon de la base de données de Carrefour Belgium auquel appartient la marchandise considérée.
  • - Montant : Montant ttc du document.

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3.8 Quel est le contenu de la page Détail du document refusé ?

Cette page donne des détails sur le ou les défauts qui ont contraint Carrefour Belgium à refuser un document.

Elle est accessible à travers la page Liste des documents refusés, en cliquant sur le numéro du document attribué par Carrefour Belgium dans la main courante extra-comptable.

Dans sa partie supérieure, elle reprend les informations contenues dans la page Liste des documents refusés concernant le document en question.

Dans le tableau central sont donnés des détails sous les rubriques suivantes :

  • - Numéro : Il s'agit du numéro de code de la raison du retour. S'il y a plusieurs raisons, elles apparaissent chacune séparément.
  • - Raison : Il s'agit de la nature de la raison, explicitée.
  • - Description : Des précisions additionnelles quant à la manière de remédier au problème signalé dans la colonne Raison.

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4. Module 'Paiement' du Site Internet des Services Financiers aux fournisseurs de Carrefour Belgium.

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4.1 Comment est composé le module Paiements ?

Le module 'Paiement' est composé de deux pages à savoir : Liste des paiements et Détail du paiement.

Ce module est accessible à travers l'onglet correspondant.

La page Détail du paiement est aussi directement accessible en cliquant sur le numéro de paiement dans la page Historique et la page Postes non soldés.

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4.2 Quel est le contenu de la page Liste des paiements ?

Dans le tableau du haut sont rappelées les données concernant le paiement, c'est-à-dire :

  • - Date : Date prévue pour l'émission du moyen de paiement correspondant à ce paiement. Il ne faut pas confondre cette date avec la date d'échéance du document.
  • - : Numéro d'ordre du Paiement dans lequel le document a été inclus. Il s'agit du numéro attribué au Paiement dans la base de données de la Trésorerie. En cliquant sur ce numéro dans la page Liste des Paiements, vous pouvez accéder directement à la page Détail d'un Paiement dans le module 'Paiement'.
  • - état : étape du processus d'émission dans laquelle se trouve le paiement ainsi que la date de cette étape.

L'une des quatre étapes suivantes, ou 'Statuts' apparaît toujours dans la case correspondante de cette colonne dans la page Historique et ses dérivées, et, dans le module 'Paiement', pour chaque paiement, dans les différentes pages de ce module :

  • - En préparation : Les documents ont été transmis à la Trésorerie. Le système a créé un Paiement pour cette échéance, quelques jours avant l'échéance, et lui a donné un numéro. D'autres documents de même échéance peuvent encore venir s'ajouter à ce Paiement et modifier le montant total de cette échéance, l'augmenter ou le diminuer. Dès cet instant, le paiement peut être consulté à l'écran dans la page Liste des paiements.
  • - Préparé : Date à partir de laquelle des documents approuvés ne sont plus intégrés dans le paiement. Les documents approuvés qui parviendraient à la Trésorerie après cette date seront inclus dans la prochaine échéance. Le fournisseur peut donc considérer que le montant du paiement portant le statut Préparé est le montant exact du moyen de paiement qui sera émis, et peut prendre en compte ce montant comme certain dans sa prévision de trésorerie. S'il bénéficie d'un paiement par virement, la date de valeur du crédit de son compte bancaire est également certaine.
  • - émis : L'instrument de paiement papier a été posté ou l'ordre de transfert a été émis à cette date. Cependant, le montant correspondant n'a pas encore été porté au débit du compte bancaire de Carrefour dans lequel le paiement a été domicilié.
  • - Débité : Date comptable bancaire du débit du compte bancaire de Carrefour.
  • - Montant : Montant TVAC de l'ensemble des pièces contenues dans ce paiement.
  • - Support : Cette colonne indique le type de moyen prévu pour le paiement. L'un de ces deux supports apparaît toujours dans la case correspondante : chèque ou virement.

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4.3 Quel est le contenu de la page Détail d'un paiement ?

Le tableau supérieur reprend les données relatives au paiement considéré.

Le tableau central présente la liste des documents qui sont inclus dans le paiement à l'instant de la consultation, avec les rubriques suivantes qui caractérisent le document :

  • - Type : Cette colonne contient le code à quatre lettres majuscules qui indique la nature du document. La définition des six types de documents, avec les codes correspondants est donnée dans la réponse à la question 2.2.
  • - Notre Réf. : Numéro que Carrefour Belgium a attribué au document lors de l'enregistrement dans le Compte fournisseurs.
  • - Votre Réf. : Numéro que l'émetteur du document a attribué au document. Pour une facture fournisseur, c'est le numéro de la facture.
  • - Date : Date de création du document, apposée par l'émetteur du document. Pour une facture fournisseur, c'est la date de la facture. Ne pas confondre cette date avec la date qui est portée dans la colonne Date dans la partie 'Paiements' de ce même tableau.
  • - Enregistré : date à laquelle le document a été enregistré dans le compte du fournisseur.
  • - Approuvé : date à laquelle la facture est rapprochée avec le bon de livraison.
  • - Echéance : Date d'échéance du document, telle qu'elle a été validée par la Comptabilité Fournisseurs. Ne pas confondre cette date avec la date qui est portée dans la colonne Date dans la partie 'Paiements' de ce même tableau.
  • - Montant : Montant ttc du document, tel qu'il a été validé par la Comptabilité Fournisseurs.

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4.4 Quels sont les documents inclus dans un paiement ?

Le système inclut dans chaque paiement l'ensemble des documents approuvés et venant à échéance.

Le système reprend également les pièces relatives aux opérations de crédit bancaire et aux paiements y afférents.

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4.5 Pourquoi un paiement portant le statut 'émis' n'est pas encore crédité au compte du bénéficiaire ?

Les raisons sont différentes s'il s'agit d'un chèque ou d'un transfert.

Dans le cas du chèque, l'instrument papier ne vous est pas parvenu en raison :

  • - D'une erreur d'adresse : Vérifier l'adresse dans les pages Identification du fournisseur et Modification du signalétique fournisseur dans le menu Signalétique du module 'Profil';
  • - Des aléas postaux ;
  • - D'une perte ou d'un détournement, parfois frauduleux.

Si vous ne recevez pas l'instrument dans les délais, vous devez adresser aux Services Financiers aux fournisseurs une lettre de désistement en mentionnant le numéro et le montant du paiement et en ajoutant, le cas échéant, une demande de mise à jour de coordonnées.

Dès réception de cette lettre, Carrefour Belgium émettra un nouveau moyen de paiement, après avoir fait opposition au chèque précédent.

Vous pourrez suivre à l'écran le processus d'émission de ce nouveau moyen de paiement.

Dans le cas du transfert, rapprochez-vous de votre banque afin de vérifier vos conditions sur ce type de transactions.

Exceptionnellement, il peut s'agir d'une erreur dans les coordonnées bancaires, c'est-à-dire le nom ou l'adresse de la banque, le numéro de compte complet ou le nom du bénéficiaire.

De ce cas, vérifiez vos coordonnées dans les pages Identification du fournisseur et Modification du signalétique fournisseur dans le menu Signalétique du module 'Profil' et prévenez d'urgence les Services Financiers aux fournisseurs si elles ne sont pas correctes.

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4.6 Pourquoi un paiement portant un statut 'Débité' n'est pas crédité au compte du bénéficiaire ?

Les raisons peuvent être les suivantes :

  • Pour tous les moyens de paiement :
    • - Délais bancaires ou interbancaires, ou erreur de la banque.
    • - Consultez votre banque
  • Pour les chèques :
    • - Un détournement et un usage frauduleux. Les instruments papier émis par Carrefour Belgium sont sécurisés, à l'aide des techniques actuelles.
  • Pour les transferts :
    • - Une erreur dans les coordonnées bancaires.
    • - Dans ce cas, vérifiez vos coordonnées dans les pages Identification du fournisseur et Modification du signalétique fournisseur du menu Signalétique dans le module 'Profil' et prévenez d'urgence les Services Financiers aux Fournisseurs si elles ne sont pas correctes.

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4.7 Comment accéder au module 'Paiements'?

Vous pouvez accéder au module de deux manières :

  • - En cliquant sur l'onglet 'Paiements' de la barre des tâches, puis sur l'onglet Liste des Paiements.
  • - Dans ce cas votre prochaine échéance apparaît.
  • - Si la prochaine échéance est celle du jour de consultation, c'est cette dernière échéance qui apparaîtra.
  • - En cliquant sur le numéro d'un paiement dans une ligne correspondant à un document renseigné dans le tableau Historique et ceux qui en sont dérivés.
  • - Dans ce cas apparaît le paiement dans lequel le document correspondant a été inclus.

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4.8 Comment utiliser le module 'Paiements' pour ma gestion de trésorerie ?

Le module Paiements vous permet de suivre au jour le jour les différentes étapes de préparation du paiement correspondant à chaque échéance.

Le montant et la date deviennent certains le jour oû le paiement apparaît avec le statut : Préparé.

à ce stade, l'échéance est close et le système n'inclut plus de documents dans ce paiement.

Ceux qui surviendraient à partir de ce moment seront inclus dans le paiement suivant.

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5. Module 'Documents Carrefour et litiges' du Site Internet des Services Financiers aux fournisseurs de Carrefour Belgium.

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5.1 Comment est composé le module 'Documents Carrefour et Litiges'?

Ce module est composé de quatre pages, à savoir :

  • - Liste des factures Carrefour ;
  • - Détail de la facture Carrefour ;
  • - Liste des litiges ;
  • - Détail d'un litige.

En outre, ce Module, par le moyen d'un système de messagerie symbolisé par une enveloppe clignotante en haut et à gauche de l'écran, sert de support au Service Interactif des litiges fourni par les Services Financiers aux Fournisseurs.

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5.2 Quel est le contenu de la page Liste des factures Carrefour ?

Cette page est une extraction de la page Historique et contient la sélection des factures émises par Carrefour Belgium.

Les rubriques des colonnes de cette page correspondent à celles des colonnes de la page Historique, partie 'Document', à l'exception de la colonne intitulée 'Votre réf.' qui n'a pas lieu d'être ici.

Leur description est donnée dans la réponse à la question 3.2.

Cette page est paramétrable.

En cliquant sur le numéro de la facture, colonne Notre Ref., il est possible d'avoir un accès immédiat à la page Détail de la facture Carrefour décrite dans la réponse à la question suivante, 5.3.

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5.3 Quel est le contenu de la page Détail de la facture Carrefour ?

Cette page reprend, dans sa partie supérieure, les données concernant la facture. Le tableau central en donne le détail :

  • - Nº : Il s'agit du numéro de la ligne de la facture ;
  • - Description : La description de la ligne de la facture ;
  • - Montant : Le montant de la ligne de la facture.

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5.4 Quel est le contenu de la page Liste des litiges ?

Cette page présente la liste des notes de débit émises par Carrefour Belgium avec des détails additionnels à ceux qui sont donnés dans la page Historique.

Chaque ligne de ce tableau donne les renseignements suivants concernant chaque note de débit :

  • - Réf. NCM : Numéro de la note de débit généré par le système lors de son encodage dans la base de données NCM;
  • - Notre Réf. : Numéro de la note de débit;
  • - Date : Date de l'émission de la note de débit ;
  • - Enregistré : Date de l'enregistrement de la note de débit dans le compte fournisseurs. Normalement elle est identique à la date d'émission.
  • - Date annulation : Date à laquelle l'annulation éventuelle de la note de débit a été émise et enregistrée, suite à la réception d'une note de crédit émise par le fournisseur pour un montant équivalent;
  • - Raison : Motif pour lequel une note de débit a été émise.
    Il peut s'agir :
    • - D'une différence quantités, entre la quantité livrée et la quantité facturée,
    • - D'une différence prix, entre le prix négocié et le prix facturé,
    • - D'une avarie,
    • - D'un manquant dans un colis intact,
    • - D'un colis manquant,
    • - De marchandises non livrées,...
  • - Type : Type de document : note de débit, annulation note de débit, retour.
  • - Montant : Le montant total de la note de débit.
  • - Liste factures : Liste des numéros des factures concernées par la note de débit. Ces numéros sont ceux attribués par la Comptabilité Fournisseurs lors de l'enregistrement des factures.

Cette page est paramétrable (comme expliqué à la question 2.5).

En cliquant sur le numéro de la note de débit, colonne Ref NCM., il est possible d'avoir un accès immédiat à la page Détail d'un litige décrite dans la réponse à la question suivante, 5.5.

Il est à noter que certaines notes de débit apparaissent immédiatement dans la page Liste des litiges et dans la page Détail d'un litige et non pas dans le tableau Postes non soldés, dans l'onglet Compte. Ceci est du au fait que les notes de débit n'apparaissent dans le tableau Postes non soldés qu'une fois comptabilisées, ce qui se fait en principe dans un délai de 15 jours après son émission dans le système NCM.

L'utilisateur peut engager un dialogue via E-mail, sur l'un des litiges de la Liste. Pour cela il lui suffit de cliquer sur l'enveloppe clignotante située en haut et à gauche de l'écran.

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5.5 Quel est le contenu de la page Détail d'un litige ?

Le tableau central a pour objet de donner le détail analytique de la note débit.

Elle est organisée en deux parties.

La première partie reprend les informations sur la note débit qui étaient données dans la page Liste des litiges, c'est-à-dire :

  • - Réf. ncm : Numéro de la note de débit généré par le système lors de son encodage dans la base de données NCM;
  • - Notre Réf. : Numéro de la note de débit ;
  • - Date : Date de l'émission de la note de débit ;
  • - Enregistré : Date de l'enregistrement de la note de débit dans le compte fournisseurs. Normalement elle est identique à la date d'émission.
  • - Date annulation : la date à laquelle l'annulation éventuelle de la note de débit a été émise et enregistrée ;
  • - Raison : Motif pour lequel une note de débit a été émise. Il peut s'agir :
    • - D'une différence quantités, entre la quantité livrée et la quantité facturée,
    • - D'une différence prix, entre le prix négocié et le prix facturé,
    • - D'une avarie,
    • - D'un manquant dans un colis intact,
    • - D'un colis manquant,
    • - De marchandises non livrées.
  • - Type : Type de document : note de débit, annulation note de débit, retour.
  • - Montant : Le montant total de la note de débit. :
  • - Liste facture : Liste des numéros des factures concernées par la note de débit. Ces numéros sont ceux attribués par la Comptabilité Fournisseurs lors de l'enregistrement des factures. La partie centrale a pour objet de donner un détail analytique de la note de débit. Elle est divisée en trois parties, qui comprennent les rubriques suivantes :
    • Première partie, données sur le document :
      • - Votre réf. : Référence de l'article sur le document du fournisseur;
      • - Ref. cb : Référence et description de l'article dans la base de données marchandises de Carrefour Belgium;
    • Deuxième partie, 'Différence sur les qt' (quantités) :
      • - Facturée : Quantité facturée (nombre d'unités) de la marchandise objet de la facture;
      • - Livrée : Quantité livrée (nombre d'unités) de la marchandise objet de la facture;
      • - Différence : Différence entre la quantité facturée et la quantité livrée.
    • Troisième partie, 'Différence sur les prix'
      • - Négocié : Prix négocié avec le bureau d'achat pour l'article considéré;
      • - Facturé : Prix facturé par le fournisseur pour cet article;
      • - Différence : Différence entre le prix facturé par le fournisseur et le prix négocié.
    • Quatrième partie, Valorisation de la note de débit.
      • - Montant : Montant de la note de débit calculé sur base de la différence de prix ou de quantité ou sur base de la valeur des marchandises, objet d'un retour;
      • - Localisation : Magasin ou entrepôt oû la livraison a été effectuée, représenté par son numéro de code;
      • - Département : Rayon auquel appartient la marchandise considérée dans la base de données de Carrefour Belgium;

L'utilisateur peut engager un dialogue sur le litige. Pour cela, il peut utiliser le système de communication interactive mis en place par Carrefour Begium, soit par e-mail (il lui suffit de cliquer sur l'enveloppe clignotante située en haut et à gauche de l'écran), soit par téléphone.

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6. Financement de vos factures sur le Site Internet des Services Financiers aux fournisseurs de Carrefour Belgium.

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6.1 Comment obtenir un crédit bancaire ?

En vertu d'un mandat que lui a octroyé la Banque, Carrefour Belgium propose à ses Fournisseurs, au nom et pour le compte de cette Banque, un financement bancaire assis sur leurs encours client sur Carrefour Belgium.

Cette option est accessible par le menu 'Crédit'.

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6.2 Qui octroie le financement ?

La Banque octroie le financement.

Carrefour est mandaté par la Banque pour :

  • - Proposer le montant et le taux ;
  • - Conclure l'opération à travers son site Internet ;
  • - Transférer les fonds que la Banque destine à cette opération.

La Banque peut être amenée à refuser un crédit en raison de ses règles internes d’octroi de crédit.

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6.3 L'Emprunteur doit-il ouvrir un compte bancaire auprès de la Banque ?

Non.
L'Emprunteur ne doit pas :

  • - Ouvrir de compte dans les livres de la Banque ;
  • - Effectuer une démarche quelconque ;
  • - Fournir des informations spécifiques à la Banque ou à Carrefour Belgium;
  • - Entrer en contact avec la Banque.

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6.4 L'Emprunteur doit-il conclure un contrat écrit ?

Non.
L'Emprunteur ne doit conclure aucun contrat écrit pour chaque opération de crédit.

Le Contrat de prestations de services en matière de paiements fournisseurs, que le Fournisseur signe pour avoir accès au site Internet, prévoit notamment que les opérations de crédit seront réalisées selon les Conditions générales d'octroi de crédit bancaire, reprises dans ce Site et acceptées expressément.

Si en outre le Fournisseur souhaite avoir la possibilité de recourir à la modalité du ' Crédit permanent ', il lui suffit d'activer cette fonction à l'écran, s'il a signé un Avenant au Contrat de prestations de services en matière de paiements fournisseurs contenant un mandat spécial donnant accès à ce service.

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6.5 L'opération de crédit exige-t-elle un écrit ?

Chaque opération de crédit est totalement dématérialisée et le contrat de crédit se conclut au cas par cas, entièrement à l'écran, sans nécessité d'aucun écrit même pour la confirmation de l'opération.

A part le contrat de prestations de services précité, son annexe et le mandat précité, le cadre contractuel est entièrement contenu dans le présent Site, dans :

  • - Les textes des écrans du module 'Crédit' du présent Site ;
  • - Les Conditions générales d'octroi de crédit bancaire proposé par Carrefour à ses Fournisseurs, qui se trouvent dans le module 'Crédit'.

Le message électronique envoyé par l'Emprunteur à Carrefour Belgium, en frappant sur les touches 'Accepter' de la deuxième partie de l'écran Demande d'octroi de crédit à la Banque suffit pour conclure l'opération.

Il est important de noter que l'Emprunteur doit au préalable saisir son Code d'Approbation et cocher la case pour confirmer qu'il connaît les Conditions générales précitées (dont les points 1.10, 2 et 6 sont spécialement importants) et qu'il les accepte.

L'avis d'opéré est communiqué électroniquement au Fournisseur au moyen de la page Confirmation du crédit octroyé par la Banque, qui apparaît dès que l'opération a été traitée par Carrefour Belgium, agissant au nom et pour compte de la Banque.

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6.6 Comment se détermine le montant disponible pour l'opération de crédit ?

Pour chaque Fournisseur, Carrefour Belgium détermine le montant disponible sur la base de la position du compte au moment de la consultation de l'écran.

Ce montant disponible correspond au total des factures entières que Carrefour Belgium a considérées éligibles pour l'opération de crédit bancaire jusqu'au moment de la consultation, compte tenu de la déduction éventuelle de tout ou partie des 'avoirs', créances de Carrefour Belgium à l'égard du Fournisseur (notes de crédit émises par le Fournisseur; notes de débit et factures émises par Carrefour Belgium) et de l'application possible des coefficients de limitation visés ci-après.

De cette manière, un maximum de factures peut être inclus dans l'opération de crédit.

Le montant disponible apparaît sur l'écran d'Accueil (' Votre position à la date du ... ') et sur l'écran Demande d'octroi de crédit à la Banque du module 'Crédit '.

Il n'y a normalement pas de limite maximum ni minimum pour le montant disponible. Carrefour Belgium a néanmoins la possibilité de limiter l'accès au module Crédit par la fixation individuelle d'un montant minimum ou maximum de crédit et par la détermination, par fournisseur, d'un coefficient d'octroi de crédit limitant le potentiel de crédit.

Remarque importante :
C'est Carrefour Belgium qui sélectionne librement les factures et avoirs proposés au Fournisseur dans un objectif d'optimisation par rapport au montant disponible, mais c'est ensuite le Fournisseur qui, par sa demande et son acceptation du crédit, décide du choix des factures et avoirs concernés.

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6.7 Qu'est-ce qu'une facture éligible pour l'opération de crédit ?

Pour être éligible pour l'opération de crédit, une facture doit réunir les conditions suivantes :

  • - Elle doit être validée par la Comptabilité Fournisseurs ;
  • - Son échéance restant à courir doit être de cinq jours ou plus (avec un maximum de 180 jours) ;
  • - Elle n'est donc pas encore comprise dans une proposition de paiement.

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6.8 Quel montant de crédit brut peut solliciter l'Emprunteur ?

Dans la première partie de la page Demande d'octroi de crédit à la Banque, l'Emprunteur peut solliciter la totalité du disponible ou une partie du disponible :

  • - S'il sollicite la totalité du disponible, il ne doit pas saisir le montant mais seulement cocher la case correspondante.
  • - S'il sollicite un montant inférieur au disponible, il doit saisir le montant souhaité dans le cadre correspondant et confirmer son choix, en cliquant sur le bouton 'Proposition'.

Dans les deux cas, après avoir cliqué sur le bouton 'Proposition', le détail de l'opération proposée se déroule dans la deuxième partie de la page Demande d'octroi de crédit à la Banque.

Le montant minimum est celui de la facture éligible de plus petit montant.

Ne sont éligibles que des factures entières.

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6.9 Peut-il y avoir un montant disponible en présence d'une prochaine échéance débitrice du Fournisseur ?

Oui.
Il peut se faire que la prochaine échéance soit débitrice et, en même temps, que le Fournisseur dispose d'un potentiel de crédit.

Ceci est dû au fait que Carrefour Belgium détermine le potentiel de crédit en fonction de la situation de l'ensemble des échéances, débitrices et créditrices, du Fournisseur.

Carrefour Belgium a veillé à ne pas priver le Fournisseur de la possibilité de mobiliser les échéances ultérieures même si, à la prochaine échéance, son compte est débiteur.

Le montant du disponible pour l'opération de crédit tiendra compte du solde débiteur de la prochaine échéance, ainsi que de celui d'autres échéances débitrices éventuelles.

Toutefois, si le solde du compte fournisseur est débiteur, l'accès au module Crédit sera refusé par le système.

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6.10 Comment se détermine le montant brut de l'opération de crédit ?

Suite à l'introduction par l'Emprunteur du montant sollicité dans la page Demande d'octroi de crédit à la Banque, le système sélectionne des factures entières et éligibles pour s'approcher le plus possible du montant sollicité.

Ces ordres sont sélectionnés chronologiquement, en partant de l'échéance la plus proche.

Les factures sélectionnées, avec leurs caractéristiques et leur total brut TTC, apparaissent à l'écran dès que le montant demandé est confirmé.

L'Emprunteur peut modifier le montant sollicité autant de fois qu'il le désire, et, à chaque fois, le système lui propose la liste des factures sélectionnées en fonction du nouveau montant.

Le montant total brut proposé peut être inférieur au montant sollicité en raison de la nécessité de composer l'opération avec des ordres entiers. Il ne peut être supérieur à ce montant.

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6.11 Puis-je sélectionner les factures ?

Afin de permettre au Fournisseur d'affiner la gestion de son portefeuille mobilisable, Carrefour a prévu un outil spécial de sélection facture par facture, parmi les documents qui constituent le total disponible. Cet outil se trouve dans la page Sélection manuelle.

Une fois la sélection manuelle validée, le processus reprend son cours dans la page Demande d'octroi de crédit à la Banque.

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6.12 Quel est le taux d'intérêt ?

Sur l'écran Accueil et sur l'écran Demande d'octroi de crédit à la Banque, apparaît le taux d'intérêt du jour, valable pour toute la journée, exprimée sur une base annuelle.

Si le montant du disponible dépasse certains seuils, plusieurs taux peuvent être proposés, en fonction du montant du crédit sollicité.

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6.13 Comment se calcule le montant des intérêts ?

Le taux d'intérêt annuel, précompté, est déduit du montant brut du crédit.

Il est calculé sur une base de 360 jours.

Le nombre de jours utilisé pour le calcul du montant des intérêts est le nombre de jours calendrier exact qui s'écoule entre la date de l'ordre de virement des fonds donné par Carrefour et la date d'échéance de la facture (si cette date est un jour bancaire ouvrable ; à défaut, cette date est le premier jour bancaire ouvrable suivant).

Le nombre de jours apparaît, pour chaque facture, dans la deuxième partie de la page Demande d'octroi de crédit à la Banque

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6.14 Comment apparaît le décompte des intérêts ?

Dans la deuxième partie de la page Demande d'octroi de crédit à la Banque apparaissent, pour chaque document, les informations suivantes :

  • - Le code du type de document. La liste des types de document avec leur code peut être consultée dans l'aide (voir question 2.2 : factures et avoirs);
  • - Le numéro du document attribué par Carrefour lors de son enregistrement;
  • - La date d'échéance du document ;
  • - Le nombre de jours calendrier exact qui s'écoule entre la date de l'ordre de virement des fonds donné par Carrefour et la date d'échéance du document (si c'est un jour bancaire ouvrable);
  • - Le montant brut du crédit bancaire correspondant au montant brut des factures du Fournisseur sélectionnées par le système;
  • - Le montant brut à régler, mentionnant l'ensemble des documents repris dans l'opération avant le calcul des intérêts;
  • - Le montant des intérêts calculé en fonction du nombre de jours et du taux d'intérêt annuel affiché, sur une base de 360 jours;
  • - Le montant net du crédit bancaire, correspondant au montant brut TTC des factures du Fournisseur sélectionnées par le système, diminué des intérêts calculés sur les factures ;
  • - Le montant net à régler, calculé pour l'ensemble des documents repris dans l'opération (factures financées et éventuels avoirs à déduire), après déduction des intérêts calculés sur les factures du Fournisseur et addition de l'escompte calculé sur les avoirs.

Au titre de la liquidation de l'opération, divers totaux apparaissent:

  • - Le total brut du crédit bancaire correspondant au total brut des factures TTC du Fournisseur concerné;
  • - Le total brut à régler, soit l'ensemble des documents concernés par l'opération (factures et avoirs) avant le calcul des intérêts;
  • - Le total des intérêts ;
  • - Le total net du crédit bancaire, correspondant au total net des factures du Fournisseur, après déduction des intérêts calculés sur ces intérêts;
  • - Le total net à régler, soit l'ensemble des documents concernés par l'opération, après déduction des intérêts calculés sur les factures du Fournisseur et addition de l'escompte calculé sur les avoirs.

Le tableau indique également le taux d'intérêt appliqué à l'opération ainsi que la date à laquelle le transfert sera effectué par Carrefour.

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6.15 Comment se conclut l'opération de crédit ?

Au vu de l'opération ainsi présentée, l'Emprunteur confirme sa demande irrévocable de crédit, à l'aide du bouton 'Accepter', en ayant préalablement saisi sa clé d'Approbation et confirmé 'qu'il connaît les Conditions générales d'octroi de crédit bancaire proposé par Carrefour à ses fournisseurs et qu'il les accepte', en cochant la case correspondante.

Si le résultat est positif, apparaît une page intitulée Confirmation du crédit accordé par la Banque avec tous les détails de l'opération.

Tant que cette page n'est pas apparue, l'opération n'est pas conclue.

Si l'Emprunteur ferme le système avant l'apparition de la page Confirmation du crédit accordé par la Banque l'opération est annulée. Il doit toujours attendre la confirmation à l'écran.

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6.16 Comment s'opère le transfert du produit de l'opération de crédit ?

Carrefour Belgium transmet à la Banque un ordre de virement électronique, correspondant au montant net de l'opération de crédit (augmenté de l'escompte correspondant aux avoirs éventuellement déduits), pour exécution par la Banque le lendemain ouvré bancaire du jour de la conclusion de l'opération à l'écran.

Pour la préparation du transfert des fonds, deux cas peuvent se présenter selon que le Fournisseur ait opté pour ses paiements habituels pour un mode de paiement papier (chèque), ou qu'il ait choisi le virement électronique.

a) Mode de paiement habituel par chèque :

  • - Dans ce cas, le système transforme le mode de paiement par chèque en paiement par transfert.
  • - à cet effet, l'Emprunteur doit toujours donner les instructions pour paiement par transfert, en suivant les formalités requises, même si son mode de paiement habituel est le chèque.
  • - Aucun versement lié à une opération de crédit ne se fera au moyen d'un instrument papier.

b) Mode paiement habituel : virement :

  • - L'Emprunteur reçoit les fonds par le même canal que ses paiements habituels.

Dans les deux cas le module 'Paiements'du site Internet, à l'échéance du jour, indique le montant du transfert et son détail.

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6.17 Quelles sont les relations juridiques entre les parties ?

Lors de l'opération de crédit les relations juridiques suivantes s'établissent entre les trois parties concernées, l'Emprunteur, la Banque et Carrefour Belgium (pour plus de précisions, se référer aux Conditions générales précitées, en particulier le point 1.10 ' Déclarations ' et le point 2 ' Délégation ').

Carrefour Belgium agit comme mandataire de la Banque : il conclut l'opération avec l'Emprunteur et lui verse les fonds reçus de la Banque, au nom de la Banque.

La Banque devient le créancier du Fournisseur, et le Fournisseur son débiteur, pour l'opération de crédit, un instant de raison.

Le Fournisseur délègue Carrefour Belgium pour régler, à sa place, le montant de l'opération de crédit à la Banque.

Les montants et les échéances du crédit correspondent aux montants et aux échéances des factures proposées par Carrefour Belgium et retenues pour l'opération.

Carrefour Belgium accepte, en tant que débiteur délégué, de régler à la Banque les factures qu'il doit au Fournisseur, à leurs échéances.

Par cette acceptation, Carrefour Belgium perd tous recours envers le Fournisseur (sauf vices cachés éventuels), en vertu d'une novation.

La Banque accepte, en tant que délégataire, que Carrefour Belgium la paie en lieu et place du Fournisseur, pour les montants et aux échéances de l'opération de crédit bancaire.

Ces montants et échéances sont les mêmes que ceux des factures objet de la délégation.

L'acceptation de la délégation par Carrefour Belgium et par la Banque produit les effets suivants :

  • - La dette du Fournisseur-Emprunteur à l'égard de la Banque s'éteint instantanément, sans conditions ;
  • - La créance du Fournisseur à l'égard de Carrefour Belgium s'éteint également ;
  • - Il ne subsiste qu'une obligation de Carrefour Belgium envers la Banque.

à l'échéance des factures, Carrefour Belgium paie donc la Banque, et, à ce moment, son obligation à l'égard de la Banque s'éteint aussi.

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6.18 Quelle est la position du Fournisseur à la suite de la conclusion de l'opération ?

à la suite de l'opération de crédit, qui se réalise entièrement et instantanément à l'écran, le Fournisseur :

  • - Bénéficie le lendemain ouvré bancaire du jour de la conclusion de l'opération à l'écran, d'un ordre de virement émanant de Carrefour Belgium correspondant au montant ttc de la facture, net des intérêts, sous déduction éventuelle/demandée par le Fournisseur, de tout ou partie des 'avoirs' (créances de Carrefour Belgium à son égard), sur lesquels est calculé un escompte, au même taux d'intérêt que celui appliqué aux factures;
  • - N'a plus aucune obligation envers la Banque, y compris d'obligation hors bilan (contingent liability) ;
  • - N'a plus de créance sur ni de dette envers Carrefour Belgium pour les factures sous-jacentes à l'opération et pour les avoirs déduit au moment du transfert;
  • - Obtient un financement 'hors bilan' (off balance sheet financing) ;
  • - Mobilise un maximum de son encours sur Carrefour Belgium ;
  • - N'a pas de coût de transaction ;
  • - Optimise ses ratios financiers au maximum.

Il faut noter, en outre, que le Fournisseur peut opérer dans une large plage horaire. Cette plage sera précisée dans la fenêtre 'News ', du Site.

Le Fournisseur se trouve dans cette position favorable grâce à l'intervention de Carrefour Belgium qui, afin de faciliter l'obtention du crédit par le Fournisseur :

  • - S'est entièrement substitué à lui dans l'obligation de rembourser la Banque en acceptant de devenir le débiteur délégué de la dette liée à l'opération de crédit ;
  • - A, de ce fait, renoncé à toutes les exceptions relatives à l'opération commerciale qu'il aurait pu invoquer contre le Fournisseur, sauf vices cachés éventuels ;
  • - A mis ses systèmes à la disposition du Fournisseur et de la Banque pour assurer la bonne fin de l'opération.

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6.19 Puis-je faire plus d'une opération de crédit par jour ?

Oui, le système accepte plusieurs opération par jour, dans les limites du montant disponible. Le disponible non utilisé s'intègre dans le solde du lendemain.

Cette possibilité donne l'occasion de rappeler que chaque opération de crédit est proposée, demandée et acceptée strictement au cas par cas ; le système de crédit exposé dans le présent module ' Crédit ' ne crée donc pour le Fournisseur aucun droit à obtenir un crédit bancaire, y compris dans le cas du ' Crédit permanent ' expliqué à la question 6.20 ci-après.

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6.20 Qu'est-ce que le ' Crédit permanent ' ?

Afin de vous permettre d'utiliser entièrement votre potentiel de crédit, le système prévoit une option de recours au crédit une fois par jour, s'il y a un ' disponible '.

Lorsque vous choisissez cette option, dès qu'un montant apparaît comme disponible pour le crédit, le système réalise à votre place toutes les opérations de crédit, en mobilisant la totalité du montant disponible du jour, au taux affiché pour la journée.

Il en sera de même les jours suivants.

Vous pouvez vérifier le taux qui est appliqué à votre opération du jour dans le cadre correspondant de l'écran accueil.

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6.21 Comment vous est confirmée l'opération de crédit permanent ?

La confirmation de cette opération est donnée à l'Emprunteur par plusieurs voies:

  • - Un courrier postal ou un e-mail, contenant tous les détails de l'opération ;
  • - La page Liste des crédits où l'opération apparaît immédiatement ;
  • - La page Détail du crédit accordé accessible à partir de la page précédente en cliquant sur le numéro Notre réf. Crédit, qui donne le détail complet de l'opération ;
  • - Les pages Liste des paiements et Détail du paiement.

Etant donné qu'il s'agit d'une procédure automatique, les différentes étapes de l'opération de Crédit permanent ne s'affichent pas à l'écran.

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6.22 Comment activer ou suspendre l'option de ' Crédit permanent' ?

Si le Fournisseur souhaite avoir accès à cette option, il signe un Avenant à son Contrat de prestations de services en matière de paiements fournisseurs, qui est un mandat spécial donné à Carrefour Belgium en vue de réaliser les opérations au nom et pour compte du Fournisseur.

Cet Avenant n'est pas mis en oeuvre par Carrefour Belgium tant qu'il ne reçoit pas à travers la page Internet Crédit permanent, l'instruction du Fournisseur d'activer l'option.

La page Internet Crédit permanent, qui se trouve sous l'onglet Profil, permettra de transmettre les instructions suivantes, selon que l'écran indique que le mandat est en cours d'exécution ou en état de suspension temporaire :

Pour 'Suspendre temporairement l'exécution' :

  • - 'Dans le cadre du mandat spécial de crédit permanent, pour désactiver la fonction Crédit permanent': cliquer sur 'Valider'

ou bien
Pour 'Mettre à exécution' :

  • - 'Dans le cadre du mandat spécial de crédit permanent, pour activer la fonction Crédit permanent': cliquer sur 'Valider'

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6.23 En quoi consiste l'apurement des Avoirs ?

Dans notre terminologie, les ' Avoirs ' désignent les créances de Carrefour sur le Fournisseur (c'est-à-dire les documents suivants : notes de crédit émises par les Fournisseurs; notes de débit et factures émises par Carrefour Belgium sur ses Fournisseurs).

En raison de l'encaissement anticipé des avoirs concernés lorsqu'ils étaient non exigibles, Carrefour versera au Fournisseur un escompte calculé sur les mêmes bases que l'intérêt sur les avances, précompté pour le nombre de jours exact restant à courir entre la date du transfert du montant net du crédit et la date d'échéance de l'Avoir initialement non exigible. En conséquence, le transfert du montant net du crédit sera diminué du montant des avoirs concernés et augmenté de l'escompte précité.

Remarque importante :
Le Fournisseur, en demandant l'apurement de tel ou tel Avoiret en obtenant le bénéfice de l'escompte pour tel ou tel Avoir, accepte de le rendre immédiatement exigible.

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7. MODULE 'PROFIL' des Services Financiers aux fournisseurs de Carrefour Belgium.

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7.1 Comment est composé le module 'Profil'?

Le module 'Profil' comprend des pages qui facilitent à l'utilisateur la gestion et le contrôle de ses flux de paiement et l'utilisation du Site.

Ces pages sont les suivantes :

  • - Identification du fournisseur/Gestion des contacts ;
  • - Modification du signalétique fournisseur ;
  • - Création/Modification des contacts fournisseur ;
  • - Crédit permanent;
  • - Consultation/adaptation des moyens de paiement ;
  • - Changer vos codes confidentiels;
  • - Liste des tickets.

Certaines de ces pages sont interactives, dans le but de dématérialiser au maximum la relation administrative entre le fournisseur et Carrefour Belgium.

D'autres facilitent l'initiation de procédures écrites, qui ont été prévues pour des motifs de sécurité.

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7.2 Comment utiliser la page Identification du fournisseur/Gestion des contacts ? (Onglet Signalétique)

Cette page est divisée en deux parties. La partie du haut contient les données de base concernant le fournisseur.

Il peut les consulter à tout moment, mais ne peut pas les modifier en ligne.

Pour modifier ces données, il doit utiliser la page Modification du signalétique fournisseur dont l'utilisation est décrite dans la réponse à la question 7.3, qui suit.

Les données dites 'd'Identification du fournisseur' qui apparaissent en haut de la page sont les suivantes :

  • - Raison sociale : Selon les actes juridiques authentiques ;
  • - Adresse : Selon les actes juridiques authentiques ;
  • - Numéro de tva : Selon les documents fiscaux
  • - Compte bancaire : Selon les extraits bancaires authentiques.

Dans sa partie du bas, la page contient les coordonnées des divers contacts dans l'organisation du fournisseur dont l'identité a été communiquée à Carrefour Belgium.

Ces données sont modifiables en ligne par l'utilisateur à l'aide de la page Création/Modification des contacts fournisseur . Cette page est accessible soit en cliquant sur le bouton 'Créer ', soit en cliquant sur le lien mis sur le nom des contacts. Elle contient les renseignements suivants :

  • - Titre : Monsieur, Madame ou Mademoiselle;
  • - Nom : Nom du contact ;
  • - Prénom : Prénom du Contact;
  • - Langue : Choix de la langue du contact;
  • - Fonction : Fonction du contact dans l'organisation du Fournisseur;
  • - Téléphone : Ligne directe ;
  • - Fax : ligne directe ;
  • - E-mail : Adresse nominative dans l'organisation ;
  • - Contact par e-mail : Case à cocher si le contact peut recevoir des communications par e-mail;
  • - Effacer : case à cocher pour supprimer un contact de la liste;
  • - Login : 'Code d'accès' personnel au Site des Services financiers aux fournisseurs, qui sera attribué au nouveau contact en même temps qu'un Mot de passe par les Services financiers aux Fournisseurs de Carrefour Belgium. Ces code d'accès et Mot de passe seront communiqués au nouveau contact par téléphone.

Pour modifier ces données en ligne, la personne qui crée un contact ou modifie un contact existant, doit encoder son code d'approbation, qui lui a été fourni par les Services Financiers aux fournisseurs et cliquer sur le bouton 'Valider'.

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7.3 Comment utiliser la page Modification du signalétique fournisseur ? (Onglet Signalétique)

Cette page contient les données concernant le fournisseur qui ne sont pas modifiables en ligne.

  • - Numéro de tva : Selon les documents fiscaux;
  • - Raison sociale : Selon les actes juridiques authentiques ;
  • - Adresse, code postal, pays : Selon actes juridiques authentiques ;
  • - Téléphone : Le numéro officiel ;
  • - E-mail : Idem.
  • - Banque : Nom officiel complet
  • - Compte bancaire : Compte complet selon les extraits bancaires authentiques.

Cette page montre les données actuelles, telles qu'elles figurent dans la base de données officielle de Carrefour Belgium appelée 'Signalétique fournisseur'.

Si le fournisseur souhaite que ces données soient modifiées, il doit les modifier à l'écran, encoder son code d'approbation, imprimer cet écran, et adresser le formulaire ainsi créé par la poste aux Services Financiers aux fournisseurs. Il peut également choisir d'envoyer ce formulaire par e-mail.

Il doit accompagner le formulaire des pièces officielles justificatives selon les procédures de Carrefour Belgium actuellement en vigueur pour chaque type de donnée.

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7.4 Comment utiliser la page Crédit Permanent ?

La fonctionnalité du Crédit permanent et la manière de l'utiliser sont expliquées aux questions 6.20, 6.21 et 6.22 relatives au module Crédit.

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7.5 Comment utiliser la page Consultation/adaptation des moyens de paiement ?

Votre contrat de Prestations de Services en matière de paiements fournisseurs vous donne la possibilité de choisir entre deux modes de paiement :

  • - Chèque ;
  • - Virement, si le compte bancaire est ouvert dans les livres soit d'une banque belge, soit d'une banque étrangère, mais dans un pays membre de communauté Européenne.

Pour modifier votre mode de paiement, vous devez choisir le nouveau mode de paiement en cliquant sur la flèche du menu déroulant. Vous devez, une fois fait le choix du mode de paiement, encoder votre Code d'approbation et cliquer sur le bouton 'Valider'.

Les Services Financiers aux fournisseurs prendront en compte la modification dans la base de données le plus rapidement possible après sa réception.

Le nouveau mode de paiement sera appliqué à tous les paiements non encore émis.

Si vous choisissez le paiement par virement, vos coordonnées bancaires doivent avoir été communiquées au préalable à Carrefour Belgium en suivant la procédure de modification du Signalétique.

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7.6 Comment utiliser la page Changer vos codes confidentiels ?

étant donné l'importance de cette question, nous reproduisons ici le texte de la réponse à la question 2.1.

Pour vous permettre de sécuriser le système, Carrefour a prévu deux codes confidentiels :

Le 'Code d'Accès' complété par le 'Mot de passe' permet :

  • - D'accéder au Site ;
  • - De consulter la page d'accueil mentionnant le potentiel de crédit;
  • - De consulter tous les modules.

Le 'Code d'Approbation' permet :

  • - De confirmer l'acceptation des Conditions générales pour l'octroi de crédit bancaire ;
  • - De confirmer de manière irrévocable une demande crédit dans la page Demande d'octroi de crédit à la Banque;
  • - De compléter et d'envoyer aux Services financiers aux fournisseurs le formulaire signalant la modification de coordonnées vous concernant, dans la page Modification du signalétique fournisseur ;
  • - D'introduire certains changements aux données concernant un contact, dans la page Création/Modification d'un contact fournisseur;
  • - D'activer ou de désactiver l'option Crédit permanent;
  • - De demander de changer le mode de paiement.

Le Code d'Approbation est donc réservé à autoriser la transmission de messages qui constituent des manifestations de la volonté de l'utilisateur du système, et qui l'engagent.

Il est recommandé d'en réserver la connaissance et l'usage à des membres de l'organisation du fournisseur qui ont reçu formellement des pouvoirs suffisants pour engager l'entité juridique du fournisseur dans les domaines concernés.

Carrefour vous remet, selon les cas, ces deux ou trois codes pour chacun des contacts renseignés par le fournisseur après la signature de votre Contrat de prestations de services en matière de paiements fournisseurs, au moment de la prise en compte de l'abonnement dans le système.

Il vous est demandé de substituer les codes d'origine, de la première utilisation, par des codes que vous aurez choisis vous-même, et que vous conserverez secrets.

Vous pouvez en créer autant que vous désirez, pour les différents utilisateurs de votre organisation.

La page Changer vos codes confidentiels, dans le Module 'Profil', vous permet de réaliser cette opération en ligne, autant de fois que vous le souhaitez.

Il est recommandé de changer les codes fréquemment.

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